Anexo de Términos y Condiciones (Regulatorio)

Protección de datos personales

En desarrollo y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia, las Partes se obligan a dar un tratamiento lícito, autorizado y seguro a los datos personales a los que tengan acceso con ocasión de la ejecución de este contrato. En particular:

• EL MANDANTE, en su calidad de responsable del tratamiento de los datos de sus Beneficiarios, garantiza que ha obtenido las autorizaciones previas, expresas e informadas de dichos titulares para comunicar o transferir sus datos personales a EL MANDATARIO con la finalidad de implementar el programa de bonos digitales, o que cuenta con otra base de legitimación permitida por la ley (por ejemplo, que el tratamiento es necesario en el marco de la relación laboral para desarrollar el contrato de trabajo en lo referente a beneficios). EL MANDANTE solo suministrará a EL MANDATARIO aquellos datos que sean estrictamente necesarios para cumplir el objeto contractual. EL MANDANTE informará a los Beneficiarios sobre la naturaleza de la entrega de sus datos a EL MANDATARIO, identificando a este último como encargado, e indicándoles cómo podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y demás, frente a ambos.
• EL MANDATARIO actuará, respecto de los datos personales de los Beneficiarios, en calidad de encargado del tratamiento que realiza actividades por cuenta de EL MANDANTE, o como corresponsable en lo atinente al uso de su propia plataforma, según la naturaleza de las actividades. En todo caso, EL MANDATARIO:
  • Tratará los datos personales única y exclusivamente para las finalidades relacionadas con la ejecución de este contrato, es decir, para identificar a los Beneficiarios, entregarles los bonos digitales, gestionar su uso, hacer seguimiento de transacciones asociadas al cumplimiento del mandato y reportar a EL MANDANTE y a autoridades competentes lo relativo al programa;
  • Implementará las medidas de seguridad de la información adecuadas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, filtración o modificación indebida;
  • Se abstendrá de ceder o transferir a terceros los datos personales recibidos, salvo en cumplimiento de instrucciones de EL MANDANTE, por exigencia de autoridad competente, o para subencargar parte del tratamiento a un tercero necesario para la operación, en cuyo caso EL MANDATARIO garantizará que dicho tercero asuma obligaciones equivalentes de confidencialidad y protección de datos;
  • Dará cumplimiento a las instrucciones que razonablemente le imparta EL MANDANTE en materia de protección de datos;
  • Finalizado el presente contrato, devolverá o eliminará, a elección de EL MANDANTE, los datos personales de los Beneficiarios que hayan sido proporcionados, salvo aquellos que deba conservar por disposición legal o contractual.
• Ambas Partes manifiestan contar con políticas de tratamiento de datos personales disponibles al público, donde se detallan los contactos de sus delegados de protección de datos y los procedimientos para que los titulares ejerzan sus derechos. Se comprometen a cumplir integralmente dichas políticas y la normativa vigente. En caso de que cualquiera de las Partes resulte afectada por un incidente de seguridad de la información que comprometa datos personales relacionados con este contrato (p. ej., fuga de datos de Beneficiarios), deberá notificar a la otra Parte en un término no mayor a 48 horas desde que tenga conocimiento del incidente, y cooperar en la gestión para mitigar los efectos y, de ser obligatorio, notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio o a los titulares, según lo requiera la ley.
• EL MANDANTE autoriza expresamente a EL MANDATARIO para tratar los datos de contacto de los representantes, funcionarios o personas de contacto designadas por EL MANDANTE para la ejecución de este contrato, con la finalidad de gestionar la relación comercial y contractual entre las Partes, protegiendo dichos datos bajo los mismos parámetros de seguridad ya mencionados.

Esta cláusula sobrevivirá a la terminación del contrato por el tiempo que corresponda, en atención a las obligaciones de confidencialidad y reserva que subsisten respecto de la información personal tratada.

Confidencialidad

Las Partes se obligan a mantener bajo estricta confidencialidad toda la información de naturaleza reservada o confidencial que una Parte divulgue a la otra durante la negociación, ejecución y vigencia del presente contrato, o a la que se tenga acceso en desarrollo del mismo. Se entiende por Información Confidencial toda información, dato o conocimiento que una Parte comunique a la otra ya sea de carácter técnico, comercial, financiero, estratégico o de cualquier otra índole, relacionada con su negocio, operaciones, clientes, empleados, proveedores, métodos, software, documentación técnica, planes o cualquier aspecto similar, y que no sea de dominio público al momento de la revelación.

En el contexto de este contrato, se considerará entre otros como confidencial: el know-how y detalles técnicos de la plataforma GLIM y los servicios de EL MANDATARIO; los datos sobre la nómina, estructura organizacional y políticas internas de beneficios de EL MANDANTE; los listados de Beneficiarios y sus identificaciones; los montos de beneficios otorgados; los términos económicos de este contrato (precio, comisión); cualquier reporte o resultado de la ejecución del mandato; y en general, toda información que las Partes marquen o identifiquen como confidencial, o que por su naturaleza deba razonablemente entenderse como confidencial.

La Parte Receptora de Información Confidencial se obliga a:

• Utilizar dicha información exclusivamente para los fines relacionados con la ejecución de este contrato y no para su propio beneficio ni el de terceros, fuera del alcance del objeto contractual;
• No divulgar ni transferir la Información Confidencial a ningún tercero, salvo a sus empleados, contratistas o asesores que necesiten conocerla para el cumplimiento del contrato y que estén vinculados por obligaciones de confidencialidad al menos tan estrictas como las aquí pactadas (en cuyo caso la Parte Receptora será responsable de asegurar el cumplimiento de sus obligaciones por parte de dichos terceros autorizados);
• Proteger la Información Confidencial con el mismo grado de cuidado que usa para proteger su propia información confidencial de igual importancia, pero en ningún caso con un cuidado inferior al razonable;
• Dar aviso inmediato a la Parte Reveladora en caso de cualquier uso o divulgación no autorizada de la Información Confidencial de la que tenga conocimiento, y cooperar con esta en cualquier medida necesaria para mitigar los efectos de tal evento y prevenir su repetición.

No constituirá incumplimiento a esta cláusula la revelación de Información Confidencial que deba hacer la Parte Receptora en cumplimiento de una orden judicial o administrativa de autoridad competente, siempre y cuando: (a) notifique previamente por escrito a la Parte Reveladora sobre dicha exigencia para que esta pueda buscar una medida protectora o limitar la revelación, y (b) se revele únicamente la porción de información confidencial que sea legalmente requerida, procurando se le brinde trato reservado en el proceso correspondiente.

Tampoco estará protegida por esta cláusula aquella información que sea de público conocimiento o esté disponible al público al momento de la revelación, sin infracción a deberes de confidencialidad por parte de la Receptora; la que haya sido desarrollada independientemente por la Parte Receptora sin referencia a la confidencial; o la que la Parte Receptora reciba de un tercero legítimamente autorizado a entregarla sin deber de confidencialidad.

Las obligaciones de confidencialidad aquí pactadas se mantendrán vigentes durante la ejecución del contrato y por un periodo adicional de cinco (5) años contados a partir de la terminación del mismo, o por el máximo plazo permitido por la ley para secretos empresariales, lo que sea mayor. Al terminar el contrato, a solicitud de la Parte Reveladora, la Parte Receptora deberá devolver o destruir toda la información confidencial tangible que le hubiese sido entregada, incluyendo copias, resúmenes o extractos, salvo aquella que deba conservar por imperativo legal o que haya sido incorporada en formatos de backup electrónicos de difícil destrucción - en cuyo caso se mantendrá protegida.

El incumplimiento de esta cláusula por alguna de las Partes dará derecho a la otra a reclamar los perjuicios que tal violación le cause, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

Cumplimiento normativo y declaraciones adicionales

Las Partes manifiestan que en la ejecución del presente contrato se comprometen a cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables. En particular, declaran y garantizan que:

Cumplimiento anticorrupción

Ninguna de las Partes, ni sus administradores o empleados, directa o indirectamente, ha realizado ni realizará actos de soborno, promesa o pago ilegal a funcionarios públicos ni a personas del sector privado, con el objeto de obtener o retener negocios o ventajas indebidas. Ambas Partes se obligan a observar los lineamientos de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) y demás normas relacionadas, manteniendo políticas internas de integridad. Cualquier conducta que contravenga estos principios facultará a la otra Parte para terminar inmediatamente el contrato, sin perjuicio de las acciones legales pertinentes.

Prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT)

EL MANDANTE declara que los recursos que entregará a EL MANDATARIO provienen de actividades lícitas y que no están relacionados con ningún propósito ilegal. Así mismo, EL MANDANTE manifiesta que ni él ni sus Beneficiarios se encuentran listados en listas nacionales o internacionales de personas vinculadas a actividades de lavado de activos, financiación del terrorismo o sanciones, ni tienen investigaciones en curso por tales delitos.

EL MANDATARIO, de encontrarse obligado por la regulación a aplicar un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT (SAGRLAFT), podrá solicitar a EL MANDANTE la información o documentación necesaria para cumplir con sus procedimientos de debida diligencia (por ejemplo, documentos de constitución, representación legal, información de Beneficiarios finales de la sociedad Mandante, certificaciones de cámara de comercio, etc.), la cual EL MANDANTE se compromete a suministrar de forma veraz y oportuna.

Si en desarrollo de los monitoreos de riesgo, EL MANDATARIO detecta actividades o indicios sospechosos relacionados con los fondos administrados o los Beneficiarios finales, podrá tomar las medidas preventivas que considere necesarias, tales como la suspensión temporal de la ejecución del mandato y la elevación de reportes a las autoridades competentes (UIAF), informando a EL MANDANTE salvo que la ley prohíba dicha notificación.

Autorizaciones y capacidad

Cada Parte asegura que tiene pleno poder y capacidad legal para celebrar este contrato y cumplir con las obligaciones aquí contraídas. La celebración de este contrato ha sido debidamente aprobada por los órganos sociales competentes de cada Parte cuando ello ha sido necesario, y su representante legal cuenta con las facultades para obligarla válidamente. Ninguna de las Partes tiene conocimiento de la existencia de litigios, embargos, ni de restricciones legales o contractuales que puedan afectar la ejecución de este contrato o la capacidad de entregar/recibir los recursos y cumplir con las prestaciones convenidas.

Situación financiera

Cada Parte declara que, a la firma del presente contrato, se encuentra solvente y no en situación de cesación de pagos, reorganización empresarial, quiebra o liquidación. En caso de que durante la vigencia del contrato alguna de las Partes entre en un proceso de reorganización o admisión en concurso de acreedores, deberá notificarlo a la otra Parte dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a tal hecho.

Si EL MANDANTE entra en mora prolongada en sus pagos o en insolvencia que haga presumir dificultades para cumplir sus obligaciones económicas, EL MANDATARIO podrá requerir garantías adicionales o, en último caso, dar por terminado anticipadamente el contrato según lo previsto en las cláusulas de terminación.

Cumplimiento de legislación laboral y de seguridad social

Respecto del personal propio de cada Parte, cada una será exclusivamente responsable por el cumplimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social. En ningún caso el personal de una Parte será considerado empleado, agente o dependiente de la otra.

Particularmente, EL MANDATARIO prestará sus servicios de manera independiente, con autonomía técnica y administrativa, sin que exista subordinación laboral frente a EL MANDANTE. Ninguna estipulación del presente contrato se interpretará en el sentido de crear una relación laboral entre EL MANDANTE y los empleados de EL MANDATARIO, o viceversa.